Niniejsza informacja jest kierowana do Państwa z uwagi na fakt, iż jesteście Państwo członkami Spółdzielni oraz innymi osobami, których danymi osobowymi administruje Spółdzielnia Mieszkaniowej „Pionier” w Kętrzynie.

Z uwagi na to, że udostępniacie nam Państwo swoje dane osobowe, które przetwarzamy wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach, a które wynikają z odpowiednich przepisów obowiązujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pragniemy Państwa poinformować, że w dniu 25 maja 2018 roku wchodzi w życie Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych1 (dalej również: Rozporządzenie lub RODO), które wprowadza ujednolicone dla całej Unii Europejskiej zasady przetwarzania danych osobowych obowiązujące również Spółdzielnię Mieszkaniową „Pionier” w Kętrzynie. W związku z powyższym Rozporządzeniem informujemy o zasadach przetwarzania danych oraz przysługujących Państwu prawach, które będą miały zastosowanie od 25 maja 2018 roku.

Administratorem Państwa danych osobowych pozostaje Spółdzielnia Mieszkaniowa „Pionier” w Kętrzynie – w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów związanych z ustawowym zaspokajaniem potrzeb mieszkaniowych osób wskazanych w ustawie z dnia 20 lipca 2017 r. o spółdzielniach mieszkaniowych oraz ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

W ramach określonych przepisami prawa, dane osobowe wykorzystywane są przede wszystkim do wykonywania zadań statutowych Spółdzielni Mieszkaniowej „Pionier” w Kętrzynie oraz wyżej wymienionych obowiązków ustawowych, z wyłączeniem prowadzenia marketingu bezpośredniego oraz przekazywania Państwa danych do państw spoza Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego.  Wykorzystanie obejmuje między innymi obsługę administracyjną Spółdzielni Mieszkaniowej „Pionier” w Kętrzynie oraz administrowanie wspólnotami mieszkaniowymi. Ponadto Państwa dane osobowe są przetwarzane przez nas w celu wykonania obowiązków nałożonych na nas przepisami prawa oraz statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Pionier” w Kętrzynie.

W osiągnięciu wskazanych powyżej celów, przetwarzamy Państwa dane osobowe sami, a także przekazujemy podmiotom z nami współpracującymi w celu wykonania ciążących na nas obowiązków. Podmioty te przetwarzają Państwa dane osobowe w naszym imieniu, zgodnie z odpowiednimi przepisami, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń. W wyjątkowych sytuacjach dane osobowe przekazujemy również innym podmiotom zgodnie z przepisami prawa wyłącznie w celach i zakresie określonym, które to realizuje Spółdzielnia Mieszkaniowa „Pionier” w Kętrzynie na podstawie przepisów prawa i stosunków cywilnoprawnych.

Kategorie zbieranych danych osobowych

Aktualnie, w związku z prowadzoną przez nas działalnością informujemy, że przetwarzamy (lub możemy przetwarzać) dane osobowe w następujących procesach:

  • Dane osobowe członków Spółdzielni

Dane zarejestrowanych członków Spółdzielni przetwarzamy w celu realizacji celów statutowych. Dane te przetwarzamy na podstawie przepisów Ustawy z dnia 16 września 1983 r. Prawo spółdzielcze oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych. Informacje te przetwarzamy przez czas trwania członkostwa, a po jego upływie przez czas niezbędny do celów dowodowych.

  • Dane osobowe właścicieli lokali i ich mieszkańców

Dane właścicieli lokali przetwarzamy celem obsługi nieruchomości. Dane mieszkańców przetwarzamy na podstawie przepisów Ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Informacje te przetwarzamy przez czasu pozostawania nieruchomości w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej „Pionier” w Kętrzynie lub czas zarządu nieruchomością,  a po jego upływie przez czas niezbędny do celów dowodowych.

  • Dane osobowe dłużników

Dane osób zalegających z opłatami wobec spółdzielni przetwarzamy w celu windykacji należności. Dane te przetwarzamy realizując prawnie uzasadniony cel administratora danych oraz w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych oraz Ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Informacje te przetwarzamy przez czasu pozostawania nieruchomości w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej „Pionier” w Kętrzynie lub czas zarządu nieruchomością,  a po jego upływie przez czas niezbędny do celów dowodowych.

  • Dane osobowe najemców

Dane osób wynajmujących lokale, które znajdują się w zasobach spółdzielni przetwarzamy celem realizacji umowy najmu. Dane te  przetwarzane są przez czas posiadania nieruchomości w zasobach  mieszkaniowych Spółdzielni Mieszkaniowej „Pionier” w Kętrzynie,  a po jego upływie przez czas niezbędny do celów dowodowych.

  • Dane osób biorących udział w postępowaniu przetargowym

Dane przetwarzamy w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego dotyczącego np. sprzedaży mieszkania lub złożenia zamówienia na wykonanie określonych robót remontowo-budowlanych. Wszystkie informacje dotyczące osób/podmiotów, z którymi Spółdzielnia na podstawie przeprowadzonego postępowania przetargowego podpisze umowę przetwarzamy do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Natomiast dane zawarte w ofertach, które nie zostały wyłonione w drodze przetargu, do czasu pozostawania nieruchomości w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej „Pionier” w Kętrzynie,  a po jego upływie przez czas niezbędny do celów dowodowych

  • Dane dotyczące usterek

Dane zawarte w zgłoszeniach usterek przetwarzamy celem wykonania niezbędnych napraw zgłaszanych przez naszych mieszkańców, realizując prawnie uzasadniony cel administratora danych. Informacje te przetwarzamy przez czas pozostawania nieruchomości w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej „Pionier” w Kętrzynie lub czas zarządu nieruchomością, a po jego upływie przez czas niezbędny do celów dowodowych.

  • Korespondencja

Dane dotyczące korespondencji przychodzącej i wychodzącej przetwarzamy celem realizacji właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją realizując swój prawnie uzasadniony cel. Spółdzielnia przechowuje te dane przez czas pozostawania nieruchomości w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej „Pionier” w Kętrzynie lub czas zarządu nieruchomości

  • Informacje o naszych pracownikach oraz kandydatach do pracy

Dane te przetwarzamy w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, takich jak np. ustawa kodeks pracy i to te przepisy stanowią podstawę do przetwarzania przez nas danych przez okres wymagany prawem.

Dane dotyczące kandydatów do pracy posiadamy dzięki wyrażonym nam zgodą i przetwarzamy jest przez czas prowadzenia rekrutacji. Niemniej w sytuacji, kiedy wyrażacie Państwo zgodę na potrzeby przyszłych rekrutacji możemy je zatrzymać na okres 5 lat.

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, w tym partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie techniczne,  prawne lub organizacyjne,podmiotom uprawionym na podstawie przepisów prawa.

W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze Państwa prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie.

Obecnie Spółdzielnia Mieszkaniowa „Pionier” w Kętrzynie nie przetwarza Państwa danych osobowych w procesach automatycznego podejmowania decyzji.

Państwa dane będą przetwarzane i przechowywane przez Administratora danych na czas niezbędny ze względu na cel ich przetwarzania. W przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są w celu wypełnienia obowiązku prawnego Administratora danych będą one przechowywane przez okres obowiązywania umowy lub członkostwa, a po jego upływie przez czas niezbędny do celów dowodowych. Wyłącznie w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych, czas przetwarzania będzie zależny od czasu trwania Państwa zgody, tj. do czasu jej odwołania.

Wskazujemy niniejszym katalog Państwa uprawnień w stosunku do Waszych danych osobowych po dniu 25 maja 2018 roku:

  1. modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania;;
  2. całkowitego usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwwskazania prawne,
  3. niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu;
  4. ograniczenia przetwarzania danych;
  5. dostęp do informacji o danych oraz samych danych;
  6. przenoszenia danych do innego administratora;
  7. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzanych danych w tym wycofania zgody);
  8. dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,

Wnioski indywidualne dotyczące Państwa praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych prosimy od dnia 25 maja 2018 roku kierować: 1) pisemnie na adres siedziby Spółdzielni Mieszkaniowej „Pionier” w Ketrzynie ul. Daszyńskiego 23, 11- 400 Ketrzyn , 2) osobiście w siedzibie Spółdzielni lub 3) mailem na adres e-mail sekretariat@smpionier.pl.

Powyższa informacja nie wymaga od Państwa podejmowania żadnych dalszych działań. Wszelkie dodatkowe informacje o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych, w tym o ich wykorzystywaniu i zabezpieczaniu oraz przysługujących Państwu uprawnieniach i warunkach wykorzystania będzie można uzyskać w siedzibie Spółdzielni: adres e-mail sekretariat@smpionier.pl.

Dane kontaktowe Administratora Danych Osobowych Spółdzielni Mieszkaniowej „Pionier” w Ketrzynie: adres e-mail sekretariat@smpionier.pl.

W przypadku, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych jest niezgodne z prawem, mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zarząd Spółdzielni

1) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).